Kısa cevap
3 takip maili, yaklaşık 2–3 haftaya yayılmış olarak. Daha azı fırsatı kaçırır; daha fazlası rahatsız eder.
| Zaman | Amaç | Uzunluk | |
|---|---|---|---|
| 1. Teşekkür + söz verilen bilgi | Fuardan sonraki 1–3 iş günü | Hatırlanmak, sözü tutmak | 4–6 cümle |
| 2. Değer maili | 1 hafta sonra | İşine yarayacak yeni bir bilgi vermek | 3–4 cümle |
| 3. Nazik kapanış | 2 hafta sonra | Net bir evet/hayır almak | 2–3 cümle |
Neden tek mail yetmez?
Fuar dönüşü herkesin gelen kutusu doludur. Fuarda size gerçekten ilgi gösteren bir yetkili, ilk mailinizi "sonra bakarım" diye işaretleyip unutabilir. İkinci ve üçüncü mail, ilgisiz biri için değil, ilgili ama meşgul biri için yazılır.
Neden 3'ten fazlası önerilmez?
Üç mailden sonra cevap gelmiyorsa, zamanlama ya da ihtiyaç uymuyor demektir. Dördüncü ve beşinci mail genellikle "spam olarak işaretle" butonuna giden yolu açar; bu da gelecekteki tüm maillerinizin teslim oranını düşürür. Bunun yerine kişiyi 2–3 ay sonra, örneğin bir sonraki fuar öncesinde, yeniden yazacağınız bir listeye alın.
1. mail: Teşekkür ve söz verilen bilgi
Fuarda "katalog gönderirim", "fiyat çıkarırım" dediyseniz bu mailin tek görevi o sözü tutmaktır.
Konu: {{fair_name}} görüşmemiz – söz verdiğim katalog
Merhaba {{contact_person}},
{{fair_name}}'nda standımıza uğradığınız için teşekkür ederim. Konuştuğumuz [konu] için kataloğumuzu ekte gönderiyorum.
Önümüzdeki hafta 20 dakikalık bir online görüşmede detayları konuşabilir miyiz?
Görüşmede konuşulan somut bir ayrıntıyı mutlaka yazın. "Salı günü ambalaj hattınızdaki sorunu konuşmuştuk" cümlesi, karşı tarafın sizi diğer onlarca stantdan ayırmasını sağlar.
2. mail: Değer maili
İkinci mail "cevap vermediniz" diye başlamamalı. Onun yerine yeni ve işe yarar bir şey verin:
- Konuştuğunuz soruna dair kısa bir örnek ya da referans
- Sektörüyle ilgili yaklaşan bir fuar veya gelişme
- Benzer bir müşterinizde ne yaptığınızı anlatan 2 cümle
Merhaba {{contact_person}},
Fuarda bahsettiğiniz [sorun] için, benzer bir firmada uyguladığımız çözümü tek sayfada özetledim, ekte bulabilirsiniz. Uygun olursanız bir görüşmede üzerinden geçebiliriz.
3. mail: Nazik kapanış
Son mail kısa olmalı ve karşı tarafa kolay bir çıkış yolu sunmalı. Paradoks gibi görünse de, "şu an uygun değilse sorun değil" demek çoğu zaman cevap oranını artırır:
Merhaba {{contact_person}},
Size son kez yazıyorum; şu an önceliğiniz değilse tamamen anlayışla karşılarım. Uygun bir zamanda görüşmek isterseniz bu maile yanıt vermeniz yeterli.
Pratik ipuçları
- Yanıt gelince diziyi durdurun. Cevap veren birine otomatik olarak 2. ve 3. maili göndermek, en kötü hatalardan biridir.
- Aynı konu başlığında devam edin. Takip mailleri yeni bir konu açmak yerine ilk mailin altına yanıt olarak giderse, karşı taraf bağlamı hemen görür.
- Cuma öğleden sonra ve pazartesi sabahı göndermeyin. Salı–perşembe sabahları genellikle en iyi sonucu verir.
- Kimin açtığını takip edin. İki kez açıp cevap vermeyen biri ilgili ama kararsızdır; ona e-posta yerine telefonla ulaşmak daha etkili olabilir.
MailPulse ile
MailPulse'ta her takip mailini ayrı bir tarihe planlayabilir, kişi bazında kimin açtığını görebilir ve cevap veren firmaların planlı maillerini tek tıkla iptal edebilirsiniz. Mailler kendi adresinizden, her firmaya ayrı ayrı gider.
İlk mailin konu satırı için: Fuar öncesi randevu maili için 10 konu satırı örneği